Reuniones, reuniones y más reuniones... Todos las tenemos. Todos las odiamos. ¿Son las reuniones necesarias? ¿Cómo maneja usted las reuniones? ¿Las aplaza usted hasta que ya no pueda evitarlo? ¿Se encuentra usted soñando despierto? ¿Desea usted que una o más de las personas en su reunión simplemente se callaran para que alguien más pudiera hablar y entonces terminar la misma? No se sienta solo. Uno de los más grandes derrochadores de tiempo en cualquier organización son las reuniones.

Hoy en día muchas compañías están haciendo más trabajo con menos personas y menos recursos que nunca antes. Las reuniones y correspondencia voluminosa de productos y fabricantes (junkmail), incluyendo el correo electrónico en la internet se han vuelto casi inmanejables. Todavía hay esperanza. A continuación presentamos algunos consejos para conducir reuniones efectivas (… sólo si hay necesidad de tener una).

Asegúrese que todos los que vayan a asistir saben los temas que se van a cubrir en la reunión antes de que lleguen a la misma de tal manera que sepan cómo prepararse.

Tenga la reunión antes del almuerzo o justo antes de la hora de salida. Las personas tienden a ser menos tediosas si tienen hambre. Podría ser necesario darle seguimiento a estas personas después de una reunión corta, pero más se hace en dos reuniones de veinte minutos que en una que dure una hora.

De ser posible tenga sus reuniones en el garaje, en el campo o el proyecto, o en algún lugar donde los participantes no puedan sentarse en una silla acojinada o en un cuarto con aire acondicionado o que se queden dormidos. Si todos están de pie, las cosas irán mucho más rápido.

Usted puede cubrir mucha información alrededor de la cafetera o el microondas por la mañana. La información llegará a las personas que la necesitan, y ellos ni siquiera sabrán que han estado en una reunión.

No gaste tiempo y esfuerzo en tratar de construir su punto. Dígales lo que usted quiere que ellos sepan al principio. Entonces si usted tiene que parar la reunión, las cosas importantes se habrán cubierto.

No se ponga filosófico; enfóquese en su personal, su equipo, su itinerario, y su trabajo.

Delegue.

Permita que otra persona lleve a cabo la reunión. Puede ayudarles a organizar sus pensamientos y les ayudará a desarrollar sus destrezas de comunicación y supervisión. Si usted delega control, apóyelos y respáldelos si ellos lo necesitan. Asegúrese que el grupo le da al líder de la reunión la atención y respeto que amerita.